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西安科技大学信息网络中心自行采购实施办法(试行)

作者:  发布时间:2016-05-04

 

西安科技大学院处函件

 

                                     信网函〔2016〕5号    

 

西安科技大学信息网络中心自行采购

 

实施办法(试行)

 

为了加强和规范信息网络中心自行采购工作,保证该项工作规范、高效、廉洁运行,依据学校《西安科技大学招标采购管理办法(试行)》和《西安科技大学自行采购实施细则》文件, 结合信息网络中心实际工作,特制订本办法。

 

第一章    

 

第一条  本办法所指自行采购是指经批准由信息网络中心组织符合《西安科技大学自行采购实施细则》的货物、工程及服务的活动。

 

本办法所货物,是指各种形态和种类的物品,主要包括教学、科研和办公等仪器设备;家具和耗材等各类大宗物资。

 

本办法所指工程,是指建筑物和构筑物的改建、扩建、装修、拆除、修缮等除基建工程以外的其他工程。

 

本办法所指服务,是指货物和工程以外的其他采购事项。

 

第二条  信息网络中心自行采购活动必须遵守学校的有关规章制度,实行“项目建设责任人”制度。中心主任、项目建设所在科室负责人、项目建设责任人、党风廉政及行风兼职监督员、单位资产管理员自律规范,各尽其职,做好信息网络中心自行采购活动。任何单位与个人不得以任何形式干扰自行采购工作。

 

第三条  各类自行采购项目,必须遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则。确保所采购的产品或服务具备合理的价格、良好的质量完善的售后服务。

 

第四条  各采购项目应当严格按照批准的预算执行。

 

 自行采购限额

 

1.货物类:单价或批量价值5万元以下;

 

2.工程类:10万元以下;

 

3.服务类:5万元以下。

 

凡达自行采购限额标准的项目,均按本办法开展自行采购工作。由信息网络中心自行采购工作小组统一组织采购活动。

 

凡单价或批量预算金额达到学校招标限额标准的严格按照《西安科技大学招标采购管理办法》(西科办发〔2015108号)组织实施。

 

第二章  组织机构及工作职责

 

 信息网络中心成立自行采购工作小组,自行采购工作小组组长由信息网络中心主任担任,成员由项目建设责任人、党风廉政及行风兼职监督员、单位资产管理员及有关科室负责人组成。

 

工作小组的主要职责是:负责制定信息网络中心自行采购实施办法;负责本单位采购工作,组织采购活动、确定供货商或施工方、签署采购或施工合同、监督合同执行、组织项目验收等工作。

 

各位成员的主要职责是:

 

1.中心主任:

 

1)落实自行采购工作小组决议,整体推进自行采购工作进度,按期完成自行采购工作;

 

2)负责自行采购项目的经费管理;

 

3)负责自行采购项目申请、中标通知书等的审批工作,参与项目自行采购工作;

 

4)确定评标小组人员组成,并主持自行采购会议;

 

5)负责合同文档(技术、商务)的签订工作

 

6)负责项目的验收工作;

 

2党风廉政及行风兼职监督员

 

1)参与自行采购工作,并对采购项目预算、合同的付款方式和涉及价款的有关条款进行审核;

 

2)对资金使用的合理性、合规性进行监督;

 

3)审核项目资金的落实情况,与审计处对接,负责需要审计项目的资金审计工作。

 

4)参与项目的采购工作,对采购文件和合同的主要条款进行审议

 

5)根据项目实际情况参与项目的考察和验收

 

6)负责自行采购现场的投标方的商务资质审核。

 

3资产管理员

 

1)参与自行采购及验收工作,并对采购项目预算、合同的付款方式和涉及价款的有关条款进行确认

 

2负责办理固定资产登记入账及合同款项结算手续

 

3)负责供应商信息库建设、供应商的联系及接洽等工作;

 

4)代表信息网络中心对外发布自行采购信息;

 

5)发出中标通知书;

 

6)负责采购文件资料的整理和归档工作;

 

4.有关科室负责人:

 

1)参与本科室自行采购工作,

 

2)负责本科室采购计划的审批管理,

 

3)负责对所采购仪器设备的必要性、合理性和实用性等进行论证,

 

4)组织本科室自行采购项目的自行采购会议及自行采购项目验收工作,并做好采购过程及现场文档记录。

 

5)负责合同的谈判;

 

5项目建设责任人

 

1)对标的物的技术参数使用功能和产品性能负责

 

2)起草自行采购文件,并发起自行采购项目的申请;

 

3)参加本建设项目的自行采购工作

 

4)参加合同的谈判和合同的签订工作

 

5)负责监督和督促合同执行

 

6)组织本采购项目的验收工作

 

 自行采购工作小组根据工作需要组建考察小组、评标小组、询价采购小组等。

 

1.考察小组:按照需求对入围供应商的经营资质、生产经营条件、产品业绩情况、原材料、售后服务等方面进行考察,形成考察报告。考察小组成员由信息网络中心自行采购工作小组相关人员组成。

 

2.评标小组:评标小组由信息网络中心自行采购工作小组承担。每次采购评标时,由评标小组部分成员临时组成评标组,评标组成员独立履行本办法要求的职责,对本次采购活动负责。评标组成员一般为3人及以上单数组成,评标小组成员都有权利和责任对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权。

 

3.询价采购小组:对规格标准统一、货源充足且单价变化幅度不大的采购项目可采取询价方式采购。采取询价方式采购应设立询价采购小组,询价采购小组由信息网络中心自行采购工作小组相关人员组成。

 

 信息网络中心根据招标项目和专业情况建立评标专家库,专家库人员由校内外具有副高以上职称且具有一定专业知识或技能的专家组成。专家库根据实际需要和专家考核情况及时进行更换或者补充,实行动态管理。根据自行采购项目需要,临时聘任校内外专家参加评标工作。

 

第九条  自行采购工作小组评标、谈判等议事规则

 

1.以满足设计和使用要求为前提,依据审定的计划资金额度控制标的质量等级,力求节约。

 

2.投标报价要口径一致,质量、价格、服务并重。同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务,综合评议比较。

 

3.在质量、服务保证的前提下,贯彻“合理低价中标”原则。在采购价不低于成本价的情况下,优先考虑有信誉的老客户。

 

4.工作小组应在充分考虑项目建设责任人意见的基础上,按照“少数服从多数”的原则形成小组决议。工作小组决议会签完成认定招标结果有效。

 

第三章  自行采购方式

 

第十条  信息网络中心自行采购工作小组根据所要采购的对象,在市场调查的基础上,按照采购资金额度的大小及相关规定要求,按照《西安科技大学自行采购实施细则》规定方式进行采购,一般可采用竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价采购和商务关系续存等方式

 

(一)竞争性谈判。符合下列条件之一的:

 

1.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

 

2.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

 

3.不能事先计算出价格总额的。

 

(二)竞争性磋商。符合下列条件之一的:

 

1. 技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

 

2. 不能事先计算出价格总额的;

 

3. 市场竞争不充分的科研项目以及需要扶持的科技成果转化项目等。

 

(三)单一来源采购。符合下列条件之一的:

 

1.只能从唯一供应商处采购的;

 

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

 

3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购的;

 

4.自制或非标定制的产品或具有自行施工能力的工程。

 

(四)询价采购。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以采用询价方式采购。被询供应商数量一般不应少于三家。

 

(五)商务关系存续。指在合同执行过程中(或执行后),因工作需要,对合同中的标的物仍需要由原供应商提供的方式。对于预计年内续供货,自行采购工作小组认为有必要续存商务关系,可考虑市场实际变化重新续签商务合同,经自行采购工作小组审批同意后执行。商务关系存续期限最长不得超过两年。

 

(六)学校采购与招标领导小组认定的其他采购方式。

 

第十  对于涉及国家安全、国家秘密的物资设备,要按照国家有关要求,会同学校保密部门制定保密项目采购的具体标准、范围和工作要求,防止借采购项目保密而逃避或简化采购方式的行为。

 

第四章  自行采购程序

 

第十 自行采购申请。

 

项目建设责任人填写《信息网络中心物资设备(工程、服务)采购与招标申请书》,申请书内容应包括招标经费来源、项目名称、设备名称、品种数量、质量要求、主要技术参数、预算单价和总价等。

 

申请书经相关科室负责人、中心主任审核并签署意见后报送信息网络中心自行采购工作小组。

 

项目建设责任人填写的采购与招标申请书所提资质要求必须合理,不能有意歧视和排挤其他供应商参与竞标;所提参数及性能要求必须合理准确,既满足教学科研或服务等使用要求,又不能有品牌倾向及指向性。

 

第十  编制招标文件。

 

自行采购申请批准后,由项目建设责任人根据采购需要编制自行采购文件。自行采购文件分为商务部分和技术部分。自行采购文件编制完成后由相关科室负责人审核签字,送信息网络中心自行采购工作小组。相关科室负责人根据项目需要,可组织进行项目论证。

 

第十  发布自行采购公告。

 

1.在信息网络中心主页上发布自行采购公告。公告内容包括项目名称、内容、主要性能指标、资格要求、投标须知、投标报名截止时间等。

 

2.公告期:按照国家及学校规章制度执行。

 

3.公告期间自行采购小组接受投标人报名,并进行相关资质审查,项目建设负责人接受技术咨询。

 

第十五条  投标人遴选及采购文件发放。

 

信息网络中心自行采购工作小组对投标单位资质信誉情况进行审查。审查分为书面资格审查与实地考察,由工作小组组织,并形成审查结论。

 

信息网络中心自行采购工作小组根据提交的审查结论等,确定投标入围单位。并对入围单位正式发放自行采购文件。

 

投标入围单位应具备的条件:

 

1.资质证明文件齐全有效。供应商资质证明一般应包括:有效期内的营业执照、税务登记证、特殊行业管理生产许可证明、产品销售代理证明、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告、法人证明或法人委托书等;

 

2.具有独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉及售后服务和履行合同所必需的设备和专业技术能力,有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;

 

3.注册资金符合相关要求;

 

4.提供产品使用情况及业绩,以备考察;

 

5.诚信守法,平等竞争。

 

凡参加投标活动近三年内,在经营活动中有重大违法记录或不良反映的,或有扰乱招标工作秩序或串标、围标以及用不正当手段谋取中标行为的投标人,禁止参加学校的投标活动。

 

第十七条  开标、评标、定标

 

1.按照自行采购文件中载明的时间、地点开标。

 

2.开标会议原则上应由中心主任主持,特殊情况下可由项目建设所在科室负责人主持。

 

3.评标小组负责组织评标工作。

 

4.评标应严格按照采购文件、投标书进行评审。评委应本着对学校高度负责的态度对投标书进行认真、系统地评审和比较,对每一个投标人做出公正、合理的评估。如有疑问,应在询标过程中澄清。

 

5.中标单位选定。中标单位的选定一般采取顺序中标的方式确定首选中标人和备选中标人,首选中标人作为第一谈判对象,备选中标人作为第二谈判对象,首选中标人在合同谈判期间不能履行合同条款,备选中标人可顺延继续谈判,如果备选中标人仍不能履行合同条款,则谈判中止,重新招标。

 

第十八条  采购结果公示。

 

采购项目的采购结果在信息网络中心主页上予以公示,接受投诉和质疑。

 

第十九条  在开标过程中出现下列情形时,应视为废标:

 

1.标书中的内容全部或部分不响应招标文件所要求的内容;

 

2.超出其经营范围投标或提供虚假资质证明;

 

3.投标书无法人代表签字,或者无法人代表委托书和身份证复印件;

 

4.投标书内容出现严重错误,包括单项报价和总报价出现错误;

 

5.中标后,以投标书内容出现失误为由要求修改主要内容;

 

6.不能在规定的时间送达投标书或未按时参加开标会;

 

7.投标过程明显违背诚信原则的情况;

 

8.出现特殊情况时,招标小组集体认定为废标的情况。

 

第二十条  在招投标工作中坚决反对供应商串标和恶意竟价行为,如果发现有串标行为,应立即取消其投标资格;如果发现恶意竟价的行为,开标会主持人有权终止恶意竞价,交由自行采购工作小组研究解决方案,确定中标单位。

 

第二十  采用竞争性谈判或磋商方式采购的,应当遵循下列程序:

 

1.成立谈判或磋商工作小组。

 

2.制定谈判或磋商文件。谈判文件应当明确谈判或磋商程序、谈判或磋商内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

 

3.确定邀请参加谈判或磋商的供应商名单。工作小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于两家的供应商参加谈判或磋商,并向其提供谈判或磋商文件,实质性响应需2家供应商及以上。

 

4.谈判或磋商原则。竞争性谈判按照最低价中标的原则,竞争性磋商按照综合评价,合理低价中标的原则。在谈判或磋商中,谈判组成员不得透露与谈判或磋商有关的技术资料、价格和其他信息。谈判或磋商文件有实质性变动的,谈判或磋商小组应当以书面形式通知所有参加谈判或磋商的供应商。竞争性谈判或磋商可以多轮报价。

 

5.确定成交供应商。谈判或磋商结束后,谈判或磋商小组按照谈判或磋商原则最终确定成交供应商,并将结果及时公告。

 

6.竞争性谈判招标公告期限为3个工作日,中标方须满足采购需求的情况下最低价中标。

 

7.竞争性磋商招标公告期限为10个工作日,中标方须满足采购需求的情况下综合评分最高者。

 

第二十  采取单一来源方式采购的,应成立单一来源谈判小组,谈判小组与参与谈判单位应遵循本办法规定的原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行谈判并达成一致结果,单一来源采购公告期限为5个工作日。

 

第二十  采取询价方式采购的,应遵循下列程序:

 

1.成立询价小组。询价小组应对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。

 

2.确定被询价的供应商名单。自行采购工作小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。

 

3.询价。询价小组要求被询价的供应商一次报价。

 

4.确定成交供应商。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的供应商。

 

5.招标公告期限为3个工作日,中标方须满足采购需求的情况下报价最低者。

 

第二十五条  招标工作结束以后,参加开标会议全体人员均应填写“信息网络中心自行采购项目中标会签单”备案,凡只签名未提出不同意见时认定为“同意”。

 

第五章  合同的签订、执行及项目验收

 

第二十六条  供应商中标后,由信息网络中心主任与其签订合同。合同必须采用书面形式,由项目建设责任人依据规范性合同文本起草,合同条款依据采购文件和中标人的投标文件、谈判成交结果的实质内容以及中标人现场澄清承诺等订立,同时合同条款应明确、完备、规范、合法。合同原件分交信息网络中心、校财务部门、校招标领导小组留存。

 

第二十七条  供应商必须在规定的时间内签订技术协议和商务合同,无故拖延的将视为自动放弃权力。一般情况下,合同签订时限为中标之日起一周以内。

 

第二十八条  合同审批及签订。

 

合同按照学校有关规定履行合同审批手续后,经中心主任签批同意后认定有效。

 

第二十九条  合同实施。

 

合同履行由项目建设责任人负责,有关业务科室负责人监督实施,如出现不能或不能完全履行时,有关业务科室负责人应及时采取措施减少损失。经与供应商协商一致,同意变更合同实质性条款的,应形成补充合同;解除原有合同、补充合同的,均应报请工作小组终审同意。

 

第三十条  项目验收

 

所有自行采购项目按照合同约定,执行完毕并安装调试运行正常后,项目建设责任人按照合同条款先行组织预验收,然后通知工作小组组成验收小组进行项目正式验收。

 

第三十  采购活动付款要与合同履约进展情况相协调,以“保证供应,保证质量,最大限度降低资金风险”为原则。财务处办理采购项目付款手续时,必须以合同、项目验收报告书及固定资产入账手续等作为付款的依据。

 

第三十  采购与招标过程中形成的文件材料必须规范,各项内容要真实、准确、完整。“自行采购申请书”、“自行采购文件”、“投标文件”、“澄清函及二次报价单”、“中标会签单”、“合同书”、“验收报告”和“会议纪录”等均为采购活动必须形成的重要文件材料,应由资产管理员负责收集、整理和管理,并及时归档备案。

 

第六章 工作纪律和监督

 

第三十  信息网络中心党风廉政及行风兼职监督员负责自行采购工作的纪律与监督工作。

 

第三十四条  主要监督内容

 

1.采购审批或备案事项的执行情况。

 

2.采购信息公告情况。

 

3.采购方式、采购程序和评审专家使用情况。

 

4.采购合同的订立和资金支付情况。

 

5.对供应商询问和质疑的处理情况。

 

6.有关法律、行政法规和规章制度的执行情况。

 

7.采购文件、资料的规范化建立和存档情况。

 

三十五  信息网络中心自行采购工作小组的工作要接受学校相关业务管理机构监督检查。财务人员对合同履行情况有责任进行监督,发现违反合同约定的行为应及时报告主管领导,拒付货款。

 

三十六  下列行为属于自行采购违规行为。

 

1.违反集体采购原则的;

 

2.违反采购工作程序,规避监督检查的;

 

3.未按规定形成采购工作文书或归档备案的;

 

4.向投标人透露其它潜在供应商有关情况的;

 

5.接受供应商好处,谋取个人或小团体利益的;

 

6.违反本办法有关条款的其它行为。

 

第三十七条  采购与招标活动按照“谁的职责谁签字,谁签字谁负责”的原则追究责任。凡只签名未提出不同意意见,认定为“认同意见”。

 

第三十八条  对在物资设备采购活动中工作程序违反国家法规及学校规章制度,对国家和学校利益造成损失的,学校追究有关责任人的责任。

 

第三十九条  凡因工作处置失当、失职、渎职对学校造成经济损失的,对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私,损害国家和学校利益的,将视其情节,严肃处理。对构成犯罪的,提交司法机关查处。

 

第七章  附 则

 

第四十条  本管理办法由信息网络中心自行采购工作小组负责解释。

 

第四十一条  本办法自印发之日起实施。

 

 

 

    信息网络中心

 

                                          201654

 

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