（一）第一章总则

第一条目的

为规范学校电子邮箱的申请、使用及安全管理，保障校内信息传输安全，提升师生工作效率，结合学校实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于全校教职工及全日制学生，涵盖电子邮箱的申请、激活、使用、维护及注销等全流程管理。

第三条管理职责

1. 信息网络中心：负责邮箱系统的技术运维、账号审核、安全防护及违规处理。

2. 用户责任：严格遵守邮箱使用规范，妥善保管账号信息，承担因个人违规导致的责任。

（二）第二章账号申请与激活

第四条账号分配原则

1. 一人一账号：教职工、学生仅可申请一个官方邮箱，禁止重复注册。

2. 命名规则：

– 教职工：邮箱名格式不限（建议采用姓名全拼或缩写，如zhangsan@xust.edu.cn或者zs@xust.edu.cn）。

– 学生：以学号为邮箱名（如20230101@xust.edu.cn）。

3. 别名功能：学生可通过“西科E站”申请邮箱别名（如nickname@xust.edu.cn），别名每人限申请1次。

第五条申请流程

登录“西科E站”提交工号等信息，通过邮箱激活注册申请流程，完成邮箱申请即可使用。

（三）第三章邮箱使用规范

第六条使用范围

1. 邮箱应用于教学、科研、行政事务及学术交流。

2. 禁止行为：

– 传播涉密信息、垃圾广告、违法内容或侵犯他人隐私。

– 冒用他人身份发送邮件，或通过邮箱攻击学校信息系统。

第七条保密管理

1. 保密承诺：用户须严格遵守《电子邮箱保密承诺书》，包括：

– 不通过邮箱传输未公开的科研成果、考试试题、人事档案等敏感信息。

– 教职工或学生处理涉密事务时，需使用专用渠道，不通过西科电邮传输。

2. 学生限制：禁止通过邮箱泄露学号、身份证号等个人信息，或转发内部通知至校外邮箱。

第八条安全责任

1. 用户需定期修改密码（至少每90天一次），不得将账号转借他人。

2. 发现账号异常（如垃圾邮件发送记录），须立即联系网络信息中心冻结账号。

（四）第四章安全管理措施

第九条技术保障

1. 网络信息中心负责维护邮箱开通、修改、注销。

2. 邮箱数据每日备份，服务器日志保留至少6个月，用于安全事件追溯。

第十条保密监督

用户须配合学校对可疑邮件的调查，不得擅自删除相关记录。

第十一条违规处理

1. 一般违规（如发送广告邮件）：首次警告，二次冻结账号7天。

2. 严重违规（如传播违法信息、违反保密承诺）：永久注销账号，并移交学校纪委等相关部门处理。

（五）第五章账号变更与注销

第十二条账号变更

1. 教职工离职：邮箱冻结6个月后注销，期间可申请数据迁移。

2. 学生毕业：保留邮箱1年。

3. 别名修改：通过“西科E站”提交申请，。

第十三条账号恢复

因误操作导致账号删除，可向信息网络中心申请新账号。

（六）第六章附则

第十四条 本制度由网络信息中心负责解释与修订，自发布之日起执行。

第十五条 原有规定与本制度冲突的，以本制度为准。

联系部门：网络信息中心

服务电话：029-83858506

本制度定期修订，最新版本以网络信息中心官网公示为准。